Организация мероприятия - это интересный новый опыт, и не имеет значения, что именно вас ждет: вечеринка, корпоративное мероприятие, встреча для друзей и семьи, свадьба или какое-либо официальное мероприятие. Грамотная организация - важная часть любого мероприятия, и вы можете быть уверены, что ваши усилия не останутся незамеченными. Из этой статьи вы узнаете, как организовать мероприятие, как разрешать конфликты и находить выход из сложных ситуаций, а также как избегать проблем с помощью четкого планирования.
Определите свои цели и задачи. До начала планирования важно выяснить, каким по размеру должно быть место, каким будет бюджет, что будет происходить, сколько будет гостей и что это будут за люди, а также решить, какая стратегия планирования вам подойдет. Каким вы хотите видеть мероприятие? Что вы хотите сделать?
Выберите дату и время. Это один из ключевых моментов планирования. Если выбрать дату и время, которые никому не будут подходить, все ваши усилия будут напрасными. Если же выбрать день, который наступит еще не скоро или наоборот слишком скоро, есть риск, что люди или забудут о мероприятии, или уже спланируют свое время иначе. Крайне важно выбрать такую дату, которая будет удобна большинству.
Выберите место. Теперь вы знаете, что вы будете делать и когда, поэтому нужно решить, какое место вам подойдет, и выяснить в нескольких заведениях, свободна ли там интересующая вас дата. Какое помещение вам нужно? Как будет использоваться помещение? Гости будут сидеть на стульях в ряд, на скамейках, за столами или на пледах на траве? Нужно ли вам место для танцев, сцена или трибуна? Убедитесь, что выбранное место подходит вам по размеру.
Решите, сколько людей вы будете приглашать. На какое количество людей рассчитан ваш бюджет? Вход на мероприятие может осуществляться только по билетам или пригласительным, и это упрощает планирование, однако всегда возможны опоздания, а также дополнительные участники (к примеру, дети, супруги, друзья). Помните, что чем больше людей, тем больше персонала вам потребуется.
Установите бюджет. Объединитесь с парой проверенных людей и решите, сколько денег вам потребуется на проведение мероприятия. Будете ли вы нанимать персонал? Потребуется ли вам брать в аренду оборудование и оплачивать аренду помещения? Сколько денег нужно на еду и напитки? А на мелкую полиграфию? Решите, какая сумма будет у вас в распоряжении, и стройте планы, исходя из бюджета. Не стоить тратить личные деньги на то, на что вы не обязаны их тратить.
Соберите команду. Распределите задачи между участниками команды. Если вы организуете неофициальное мероприятие, участниками команды могут быть друзья, родственники и другие желающие. Организация мероприятия подразумевает распределение зон ответственности между людьми. Убедитесь, что все знают, что нужно делать.
Продумайте последовательность событий. Невозможно строить планы, не зная порядка действий на мероприятии. Когда выступающие будут произносить речи? Будут ли на мероприятии игры, презентации, развлечения? Сколько времени будет на то, чтобы гости смогли поесть? Продумайте подробный план, учитывающий все события.
Разошлите приглашения. Без приглашения никто не будет знать о вашем мероприятии. Ваш пригласительный - это лицо мероприятия, поэтому к оформлению нужно отнестись ответственно. Первое впечатление о мероприятии сформируется именно благодаря пригласительному. Постарайтесь сделать все на достойном уровне.
Регистрируйте всех людей, которые подтвердили свое участие. Вам нужно будет точно знать, сколько людей придет. Скорее всего, количество гостей на мероприятии все равно будет отличаться от количества людей, подтвердивших участие, однако вы должны хотя бы примерно представлять, чего вам ждать. Существуют специальные сайты, которые позволяют вести учет, но можно использовать инструменты социальных сетей (к примеру, Facebook) или фиксировать людей в Excel.
Учтите всех людей. Нужно ли вам будет найти и нанять фотографов, строителей, дизайнеров, декораторов, выступающих, спонсоров, ведущих, музыкантов, священнослужителей, танцоров, других артистов либо перепоручить их обязанности кому-то еще? Учтите всех этих людей при планировании, чтобы всем хватило мест и еды, если это предусмотрено договоренностями.
Найдите ведущего. Ведущий нужен для того, чтобы мероприятие проходило по графику. Ведущий произносит речи, приглашает за стол, объявляет начало танцев или других развлечений и представляет почетных гостей. Договоритесь с ведущим о дате и о плане. Если ведущий будет толковым, он существенно поможет вам в проведении мероприятия.
Подготовьте оборудование. Нанимая команду, убедитесь, что они возьмут с собой все необходимое. Возможно, все оборудование люди принесут с собой, но есть вероятность, что вам придется искать его отдельно. Оборудование можно взять напрокат, купить или одолжить. Пройдитесь по всему списку, от салфеток до удлинителей.
Подумайте, насколько помещение подходит под ваши нужды. Неопытные организаторы часто не придают значения количеству и качеству таких вещей, как уборные, парковка, рампы для колясочников, гардеробы, помещения для хранения вещей, кухни, мусорные баки, ведерки со льдом, розетки и так далее. Продумайте все нюансы заранее.
Знайте, с кем вы будете работать. Если идея мероприятия принадлежит не вам, важно знать, как вы будете действовать в любой ситуации. Чтобы клиент доверял вам, вам следует выяснить:
Изучите место проведения мероприятия. До мероприятия посетите место проведения и подумайте, как все будет организовано. Возможно, вам потребуется дополнительное оборудование - удлинители, свет и так далее. Если вы не сможете их сразу найти, то вашим гостям найти их будет еще сложнее. Учитывайте это.
Подготовьте подарочные наборы для членов своей команды. Всем придется потрудиться. Чтобы поблагодарить людей за работу и выразить свою признательность, подготовьте подарки. В набор можно включить бутылки с водой, батончики из гранолы, шоколад, небольшие сувениры и все, что посчитаете нужным. Это позволит укрепить командный дух.
Свяжитесь со всеми участниками команды накануне мероприятия. Важно убедиться, что все знают, что надо делать, и готовы работать. Дайте всем четкие инструкции относительно времени прибытия и вручите всем свои контактные данные. Если ни у кого нет вопросов, можно приступать.
Подготовьте список контактов и другие бумаги, если нужно. Ваша самоорганизация также важна. Если вы подготовлены, вы сможете спасти любую ситуацию, но если нет, все выйдет из-под контроля. Вот несколько способов подготовиться:
Старайтесь ничего не менять в последний момент. Вам кажется, что клиент будет пытаться вносить поправки до самого последнего момента? При организации свадеб клиенты часто просят изменить что-то в оформлении в последний момент. Обозначьте крайний срок внесения поправок. Как правило, максимальный срок - это неделя до мероприятия. До этого срока еще можно внести изменения без существенного ущерба для бюджета или организации.
Подготовьте все. Приезжайте на место проведения мероприятия раньше всех. Убедитесь, что все прибыли вовремя и позвоните тем, кто опаздывает. Помогайте людям, которым нужна помощь, и давайте указания там, где это необходимо. Не мешайте, если ваше присутствие где-то не нужно. Следите за тем, чтобы никто не был травмирован.
Делегируйте работу. Не бойтесь делегировать обязанности. Невозможно успеть все, поэтому нужно распределять обязанности. Если кто-то плохо справляется со своей работой, поручите ему другую. Ваша задача - грамотно распределить работу. Вы не командуете и не нарушаете личные границы - вас наняли, чтобы вы делали именно это.
Умейте адаптироваться. Старайтесь укладываться в график и находить выход, если уложиться в график не получается, но самое главное - не переживайте из-за этого . Если вы начнете нервничать, вы перестанете себя контролировать, и из этого ничего хорошего не выйдет. Если какая-то речь затянулась на 10 минут и говорящий игнорирует ваши знаки, расслабьтесь. Вы просто подадите напитки чуть позже, и никто не заметит. Ничего страшного не случилось.
Держите всех в курсе происходящего. В день мероприятия проверьте количество гостей и все прочие нюансы. Если нужно что-то изменить, сообщите об этом ответственным людям как можно скорее. Вы должны быть первым(-ой), кто заметит какие-либо проблемы.
Занимайтесь своим делом. Считайте, что каждый член команды способен справиться со своей задачей: если вы им поручили что-то, значит, они справятся. Предлагайте помощь, если потребуется, однако все члены вашей команды должны быть достаточно опытными для того, чтобы в этой помощи не нуждаться. Помните о следующем:
Если мероприятие проводится с целью продвижения, подготовьте сувениры. Гости должны запомнить этот вечер, но, скорее всего, вам нужно не только это . Вероятно, вы хотите, чтобы гости зашли на сайт, сделали пожертвование или рассказали о компании другим. Чтобы мероприятие запомнилось, подготовьте сувенирную продукцию. Это может быть картинка, флаер, ручка - что-то, что будет напоминать гостям о вас и о вашем мероприятии.
После мероприятия поздравьте себя. Кажется, что мероприятие проходит само собой и никто не видит подготовку. Похвалите себя - вы это заслужили! Но пока рано расслабляться - работа еще не завершена.
Наведите порядок и отправляйтесь домой. Старайтесь оставить место в таком же виде, каким оно было до вас. Скажите своей команде, что пришло время навести порядок, и не уходите, пока уборка не завершится. Помните, что вы тоже должны принимать участие.
Организуйте возврат и оплату всего оборудования и поблагодарите всех, с кем вы работали. Возможно, сделать это придется позже. Спросите клиента, понравилось ли ему мероприятие. Даже если вам заплатят позже, поблагодарите клиента за возможность поработать с ним и попросите его визитную карточку.
Знайте, что делать в случае опозданий гостей и как решать другие проблемы. Люди часто опаздывают, и вы должны быть готовы к этому. Как правило, задержек сложно избежать (к примеру, из-за непредсказуемости пробок на дорогах), но гости, пришедшие вовремя, спокойно относятся к ним. Чтобы избежать лишних трудностей:
Знайте, как решать проблемы с едой. Эти проблемы случаются редко, если все было продумано заранее, но иногда возможны сюрпризы: ребенок может рассыпать еду или на кухне может случиться какая-то накладка. Заранее узнайте, какие гости будут на мероприятии, чтобы вы могли продумать расположение столов с едой и мест гостей.
Знайте, как решать проблемы с детьми. Не совершайте ошибку многих менеджеров - помните, что у детей те же потребности, что и у взрослых: они хотят хорошо провести время и чтобы им не было скучно. Родители часто обижаются, если на мероприятии не предусмотрено развлечений для детей. Лучше всего попросить всех гостей, которые планируют взять с собой детей, предупредить вас об этом, отправляя ответ на ваше приглашение.
Знайте, как вести себя с буйными и нетрезвыми гостями, а также с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без пригласительного. В идеале этого удается избежать, но не всегда - на корпоративных и семейных мероприятиях возможны проблемы. Нередко всплывают нюансы, о которых вы не знали и не могли знать, поэтому будьте готовы ко всему.
Знайте, что делать, если вам помешала погода. Внезапный дождь или снег возможен в некоторых регионах, как и сильная жара или холод. Как правило, погода не имеет большого значения, если мероприятие проводится в закрытом помещении, но в случае с мероприятиями на открытом воздухе все сложнее. Если ожидается плохая погода, перенесите мероприятие в другое место. Если это невозможно, возьмите в аренду большой павильон или шатер (хотя этот вариант может быть дорогим, если заказывать все в последнюю минуту). Следите за погодой при подготовке к мероприятию. В случае с непогодой исправить ситуацию крайне сложно, поэтому сделайте все, что от вас зависит, чтобы не допустить проблем.
wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 30 человек(а).
На других языках:
Эту страницу просматривали 57 846 раза.
Была ли эта статья полезной?
Привет! Я - Денис Супрунов,
эксперт по продвижению ДругМедиа
Эта статья будет полезна руководителям эвент-компаний, арт-директорам развлекательных заведений, организаторам бизнес-мероприятий, представителям СМИ и рекламным агентствам.
У вас впереди мероприятие, вы хотите провести его успешно, а для этого нужно привлечь людей, заняться продвижения события. Если это не так и вы не относитесь к числу вышеперечисленных, то вряд ли вам пригодится эта информация. Если только для общего развития.
Итак, вы создали встречу ВКонтакте, посвященную вашему эвенту, и думаете, что делать дальше. Мы разбили все работы по продвижению мероприятий на 5 шагов. Именно эти этапы мы проходим вместе с клиентом, помогая ему продвигать свое событие:
Прежде чем начать продвижение, нужно ответить себе на несколько важных вопросов:
Если вы не ответили ещё на эти вопросы, то мы можем помочь. Ответили — двигаемся дальше. Прежде, чем приглашать гостей в дом, в доме нужно навести порядок. Так и здесь.
Рисуем дизайн-макеты для встречи ВКонтакте, вам понадобится как минимум 2 разных размера: 500×200px — для аватарки и 700×500px — для новостной ленты. Обе картинки должны по стилистике соответствовать формату события и содержать дату, место, название, формат(концерт, модный показ, вечеринка или мастер-класс) и условия входа.
Прописываем заголовок встречи. До 48 символов. Он может быть разным. Как правило, важнее всего в заголовке отразить пользу от мероприятия, это увеличит конверсию от продвижения. Заголовок должен быть громким и вызывающим(«60летие Playboy в Казани» или« Выиграй бесплатный спа-день в Terra Vite») или ёмким и полезным(«Ночь скидок на вечеринке в ГУМе 12 сентября» или« Бесплатный мастер-класс по электрогитаре»).
Вставляем описание встречи. Оно может содержать неограниченное количество символов, но слишком большое описание сворачивается, из-за чего часто скрывается важная информация. Описание должно показать зашедшему пользователю, что он должен сделать и ответить на все его вопросы. Если вы хотите, чтоб он заполнил форму, то так и пишите, если хотите, чтоб перешел на сайт, то так и пишите.
Заполняем дополнительные важные формы: время начала и конца, место проведения, сайт, ссылки, контакты. Это так называемые триггеры, игнорирование которых может до минимума снизить конверсию от продвижения или вовсе поставить крест на всей рекламной кампании. Есть еще и другие дополнительные возможности: фотоальбомы, аудиозаписи, видеозаписи, документы, обсуждения, материалы. Если у вас музыкальный концерт, то аудиозаписи и видеозаписи вам важны, если модный показ, то важно наличие фотоальбома, если мастер-класс, то важны тематические обсуждения. Здесь индивидуально. Очень важно предугадать вопросы пользователей и написать полную информацию о мероприятии, вплоть до карты проезда и телефонов организаторов.
Для продвижения мы уже создали встречу, заполнили и оформили её. Начинать продвижение нужно в период за 2−4 недели до мероприятия, но не позже — не успеете, и не раньше — люди устанут от вас. Если у вас серия мероприятий, то минимум за месяц. Теперь во встрече нам нужны люди, разберем варианты привлечения аудитории:
Мы определили бюджет, настроили таргетинг, выбрали паблики для публикаций, договорились о цене с лидерами мнений. Создаёте график действий : инвайтинга, публикации постов во встрече, покупки репостов и постов в сообществах. И составляете таблицу с заголовками: Инструмент, Стоимость, Результат. Выполняете действия из графика, контролируете результаты и заполняете итоговую таблицу.
Во встрече каждый день пишете по 2−3 поста , посвященных мероприятию. Это могут быть фотографии с приготовлений, видео-приглашение, обратный отсчет времени, напоминания о пользе и контактах. Все это позволит общаться с аудиторией, которая вступила во встречу и позволит донести пользу события до тех, кто еще не принял решение идти или нет.
На данном этапе крайне важным является клиентская поддержка. Задают вопрос — это теплый контакт — отвечайте и делайте это максимально четко, подробно, но не длинно. Каждый вопрос и комментарий должен получить свой ответ.
В период продвижения еще можно запустить розыгрыш или акцию пригласительного на ваше событие. Акция со скидкой должна иметь конечный срок, она может быть разделена по этапам: каждую следующую неделю цена растет. Розыгрыш можно проводить по простым правилам: «сделай репост, вступи в группу и мы случайным образом определим победителя». Подобные конкурсы запрещены правилами ВКонтакте, но пока за них нет санкций и можно этим пользоваться. Розыгрыш должен заканчиваться за неделю до мероприятия. Так вы вызовете интерес к событию и оставите время на покупку билетов тем, кто не выиграл в розыгрыше. Розыгрыши привлекают дополнительную аудиторию за счет самих участников.
Настал день икс. Вышла новость с цифрой 0 и сообщением« Уже сегодня». На этот день в графике действий у нас уже не должно быть инвайтингов, но должна быть запланирована публикация 2−3 постов в больших группах.
В этот день:
Мероприятие началось.
Оффлайн-трансляция — это отдельное событие в событии, которое помогает привлекать новую аудиторию за счет уже присутствующих, а также помогает в организации интерактивов. Делаем мы это с помощью соц. сетей. Это отдельная тема для новой статьи, поэтому позже я расскажу, что это такое. Если интересно сейчас, звоните.
На следующий день после мероприятия пишем новость с благодарностью участникам. В течение недели после мероприятия мы занимаемся пострелизами. Для вас пострелизы — это:
На сегодняшний день одним из самых интересных направлений в маркетинге является событийный маркетинг. Под событийным маркетингом понимают проведение различных мероприятий, которые способствуют (а иногда и направлены только на это) продажам, пиару, узнаваемости продуктa. Событийный маркетинг полезен тем, что в его основе лежит довольно интересный, длительный контакт с аудиторией, погружение ее в атмосферу бренда.
Формат маркетинга, который привлекает людей не рекламными сообщениями типа «купите-купите-купите», а развлекает и обучает, позволяя потенциальным потребителям погрузиться в атмосферу бренда, – довольно популярное сегодня направление продвижения самых разных товаров и услуг. Как правило, маркетинг продукта начинается с того, что определяется концепция события. После детального прописывания всех особенностей и идей и начала подготовки начинается также этап рекламы самого события.
Фактически, маркетинг становится сложным, – если вначале нам нужно было просто продать продукт, то сейчас мы используем схему, по которой мы вначале продаем мероприятие, а потом уже на самом мероприятии беспокоимся о продаже продукта. С другой стороны, такой маркетинг намного более эффективен и вызывает у аудитории больше доверия. Кроме этого, у людей, которые пришли, но ничего не купили, вы можете собрать контакты и использовать эти контакты для повторной коммуникации, – процент тех кто купит в следующий раз может значительно повыситься. Если с контактами правильно работать, конечно же.
Итак, как видим, маркетинг который использует ивенты (мероприятия) — это очень популярный формат.
Но часто бывает так, что основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий, – это не проблема поиска идей для сценария, а проблема пиара и рекламы самого события. Ведь нужно полностью окупить затраты на организацию и продать продукт, сделать очень широкий охват. А организация мероприятий – хлопотный бизнес, как известно.
Итак, мы уже определили, что самая главная проблема – проблема привлечения людей на мероприятие. Причем неважно, будут за него платить или нет. И на платное, и на бесплатное мероприятие людей привлекать сложно.
Давайте разберемся со всеми сложностями и пропишем алгоритм рекламирования события в интернете.
1. Начинаем с концепции мероприятия. Это самый сложный, но невероятно интересный пункт работы. Без концепции не будет мероприятия. Концепция – это общая идея, которая понятно излагает суть мероприятия. Концепция – это не просто идея, взятая с потолка. Это не просто красивая идея. Концепция должна идеально соответствовать вашему продукту, включать в себя понимание того, почему аудитория захочет посетить мероприятие. Это ключевой вопрос, – сегодня есть много мест, где можно хорошо провести время. И если вы предлагаете конкурирующую альтернативную программу, то должны быть очень веские причины, чтобы человек сменил свое мнение в вашу пользу. Концепция как раз и отвечает на этот самый главный вопрос – почему придут к вам на мероприятие.
2. Определение лучших каналов коммуникации. Сегодня у маркетолога стало так много инструментов, что уже приходится выбирать среди тех, которые имеются под рукой, а не искать новые. Некоторые инструменты вообще не нужны для привлечения людей, другие могут быть чуть ли ни единственными каналами связи с аудиторией для привлечения на мероприятие. Думаю, ни для кого не секрет, что самый лучший вариант – использовать социальные сети. Именно социальные сети помогают лучше всего создавать вирусный эффект. Есть специальное решение – хочешь посетить мероприятие бесплатно, тогда напиши комментарий от себя на страничке промо, а также сделай перепост к себе на страничку в социальной сети. Это отличная методика, которая опробована не одним курсом (тренингом, семинаром) и позволяет в считанные дни охватить много людей, которые потенциально заинтересованы в вашей теме. В общем, все сводится к тому, чтобы за минимальное количество времени и почти не затрачивая средств на контекстную рекламу и рекламу в социальных сетях сделать мероприятие известным среди какой-то группы людей в сети. Группа обычно определяется не только возрастом и интересами, но еще и местом нахождения, например, если вы проводите мероприятие в Питере, то, конечно, людям из Минска или Киева будет не совсем удобно. Поэтому учитывайте и геолокацию.
3. Детали и подробности программы. Обязательно учитывайте то, что даже если вы проводите бесплатное мероприятие, которое занимает мало времени, то люди могут не прийти, если не будет четкой программы. Программа – это список того, что ждет людей, которые хотят посетить ваше событие. Обычно в программу включают самые лучшие блоки в конце, – чтобы люди пришли и остались до конца. Но вам нужно учитывать также то, что люди ни в коему случае не будут приходить туда, где неинтересно. Все промоматериалы должны подтверждать вашу компетенцию и доказывать, что время, затраченное на ваше событие, будет очень полезным.
4. Кооперация с другими компаниями. Некоторые другие компании могут также быть заинтересованы в том, чтобы совместно с вами организовать какое-то мероприятие. Это перспективно, учитывая то, что люди, которые знают про их компанию, теперь смогут узнать и про ваш ивент. В общем, используйте любые возможности для того, чтобы расширить список контактов потенциальных партнеров и получить больше людей на мероприятие.
5. Активно используйте баннерную рекламу на нужных площадках. Сделайте красивые и информативные баннеры и составьте список площадок, на которых есть ваша потенциальная аудитория. Затем вы можете начинать рекламировать свое мероприятие приблизительно за 1-2 месяца до начала. Так вы точно наберете нужное количество участников. Учитывая то, что баннерные показы стоят дешево, вы можете просчитать оптимальный бюджет и оптимальный срок размещения ваших объявлений.
Рекламировать ивенты в интернете выгодно. Главное начинать работу заранее и тестировать все предложенные инструменты. Каждый новый ивент вы будете рекламировать намного дешевле и проще, но начинать нужно сразу, как только вы решили провести событие и определились с датами.
Так у вас будет время на исправление ошибок, которые обязательно возникнут в первый раз.
Сообществу 3 года, создавалось как мимишное противопоставление котикам, которые захватили интернет. После ряда мемов (упоротый лис, what does the fox say, уруру и фырфырфыр) интерес широкого круга аудитории сильно поднялся, появилось множество пабликов на лисью тематику и даже интернет-магазины с тематической продукцией.
Мне написала Алина Ампер (директор по развитию антикафе Freedom|ПМЖ), сказала, что любит лис (и сама рыжая), нужно сделать какое-то совместное мероприятие. Мы стали вместе думать, как обыграть тему лисичек и рыжеволосых людей. В мире есть Ginger Fest (австралийский панк-рок фестиваль)/Redhead Day (нидерландский фестиваль рыжих), это отличная тема, которая не имеет крупного аналога в России.
И в то же время, у нас основное сообщество все-таки о лисах, а не о людях, поэтому упор нужно сделать именно на животных. Долго играли со звучным названием, в конце концов остановились на “Ginger Fox Day. Самый рыжий фестиваль”.
Какая активность проводилась до, вовремя и после мероприятия в социальных медиа (сообществе, встрече, что публиковали пользователи — подборка материалов с помощью экспорта)
Первоначально нужно было:
Подготовку начали за месяц до мероприятия.
Важное место в таком посте нужно выделить розыгрышу проходок (3-5 штук), чтобы первоначально растиражировать информацию.
В пост обязательно помещается картинка лого (пока не готова афиша), поскольку именно картинки изначально привлекают внимание, затем текст (F-зона*), затем остальное.
Программа:
- выставка работ лисохудожников;
- красочная ярмарка самого лисьего хендмейда (шапки с ушками, мыло, шерстяные брошки, бижутерия и многое другое);
- разнообразные мастер-классы (оригами, мехенди, лисичка-тильда);
- показ рыжих фильмов;
- выступление двух знаменитых ПОЭТОВ Петербурга;
- лисья ЛЕСНАЯ фотозона с атрибутикой (!)
активные и настольные игры от GAGA.RU;- лекция о домашних лисах от настоящего ЛИСОВОДА;
- вкусные угощения и множество других приятностей;
- концерт милейшей музыкальной группы Карелия!
- художники (представляют работы);
- продавцы изделий ручной работы (одежда, бижутерия, аксессуары, еда);
- поэты, музыканты;
- спикеры (лекции);
- фотографы;
- визажисты.
Важно выбрать бодрого ведущего, который будет общаться с залом, объявлять выступающих, разыгрывать призы.
Основной контент — это привлекательные анонсы об участии той или иной организации/человека на фестивале.Какая активность должна быть в группе мероприятия во время подготовки
Основной контент — это привлекательные анонсы об участии той или иной организации/человека на фестивале:
Отдельно стоит выделить эту запись-анонс
Помимо “завлекательного” (анонсы участия поэтов, художников, фотосессии с лисами) контента необходимо давать и информационный - как добраться, где купить билеты, сколько стоит, когда закончится розыгрыш призов, когда последний срок бронирования, и наконец, сама программа мероприятия, которая появится в итоге только в конце, поскольку договоренности по участию формируются в процессе подготовки:
Какую активность проявляли гости на стене мероприятия
Были созданы темы для обсуждения:
- билеты;
- запись на мастер-классы;
- аккредитация СМИ;
- отзывы о фестивале.
На стене мероприятия возникали вопросы, мы оперативно на них отвечали. После мероприятия максимум отзывов сконцентрировалось именно там, а не в отдельной теме. Людям проще сразу зайти и написать, чем искать специальную тему для отзывов.
День мероприятия
Итак, все анонсы опубликованы, программа утверждена, настает день Икс. День фестиваля. Как себя вести в этот день? Нужно извлечь из него медийный максимум. Т.е. делать упор на том, чтобы люди фотографировались и писали твиты, используя фирменный . Самим делать онлайн мини-отчеты на стену мероприятия (или в инстаграм), что происходит в текущий момент. Это нужно делать для поддержания живого статуса фестиваля, чтобы не было провисания и молчания на стене.
Фестиваль проходит целый день, видя интересные фотки с событий фестиваля те, кто сомневался идти, скорее всего подтянутся.
Мы телеграфировали в инстаграм.
После мероприятия нужно организовать загрузку фото от разных фотографов (каждый в свой альбом), а также сделать открытый альбом для размещения изображений гостей фестиваля. Люди любят находить себя, ставить красивые фото на аватарку. Там у них спрашивают — где это было сделано, и человек отвечает. Некоторые делают отчет-посты с тегами у себя на стенах. Таким образом мы получаем пост-пиар.
После фестиваля был получен огромный поток обратной связи в виде положительных отзывов.
Итоги
- Мониторинг по названию фестиваля и по тегу #gingerfoxday возвращает много упоминаний. Из-за необычности события информацию о нас подхватили событийные паблики Питера (Kudago, Интересный Питер и пр.)
- 75 человек — таков состав участников фестиваля (художники, выступающие, хэндмейд, фотографы, пресса).
- 320 человек — прошедшие гости за день мероприятия (бронь, электронные билеты, оплата на входе).
- Фестиваль получил отличную раскрутку, его можно показывать как отличный социальный ивент-проект.
- Новые контакты и партнерские связи, показавшие взаимовыгодное сотрудничество.
- Почти готовый каталог хэндмейдеров, с которыми можно запускать другой проект (например, как модуль аксессуаров к основному паблику Лисы).
Положительные эмоции и гордость за себя, вдохновение на продолжение фестиваля.
Появились вопросы? Задавайте их в комментариях!
Очевидно, что мероприятие следует рекламировать, чтобы оно выполнило поставленные организаторами задачи. Как мы говорили, они могут быть весьма различны, но одна из наиболее очевидных и универсальных целей рекламы — собрать аудиторию участников мероприятия.
В зависимости от вашей цели планируйте бюджет, средства и носители рекламы.
— информировать?
— убеждать?
— напоминать?
— поддержать?
— заинтриговать?
— спровоцировать?
— что-то другое?Когда вы ответите на эти вопросы, вам станет яснее, как именно рекламировать то или иное мероприятие, в каком ключе готовить рекламный текст, какие аргументы использовать. Учитывайте мотивы ваших возможных участников. Давайте обещания, которые исполнит ваше мероприятие.
Определение темы и названия мероприятия
Сначала определите тему и название вашего мероприятия. Не делайте их безликими, придумывайте для них тему или яркое название (или и то и то).
Впишите мероприятие в общую стратегию поведения вашей компании. Выбранная тематика должна побуждать участников узнать больше о продвигаемом на рынок продукте или услуге и соответствовать вашим целям.
Название мероприятия должно звучать достаточно заманчиво и изначально мотивировать всех участников. Очень часто люди читают только заголовок, только большие буквы вашего объявления или буклета. Заголовок запоминается лучше всего, поэтому поместите туда броское название вашего мероприятия. Если оно заинтересует — остальной текст будут читать. Если нет — как бы гениально вы ни составили рекламный текст, его уже могут и не прочитать, и не запомнят. Описание, которое идет после заголовка, может лишь подтвердить либо охладить интерес, возникший после прочтения названия мероприятия. Постарайтесь, чтобы они уже несли необходимую информацию о том, что это будет за событие.
Однако тут важно не переусердствовать. Не старайтесь в заголовке объяснить все. Никаких деталей — только самое необходимое.
Хорошие названия: конференция по кредитованию CREDEX, фестивали «НАШЕствие» (фестиваль «Нашего Радио») и «Максидром» (фестиваль «Радио Максимум»), Nokia Snowboard show, Праздник молодого вина Божоле Нуво и пр. Плохие названия: Конференция «Основные тенденции, перспективы устойчивого развития и взаимодействия ключевых отраслей народного хозяйства на пути к увеличению экспортного потенциала, привлечения иностранных инвестиций и межрегиональной кооперации в свете вступления в ВТО и усиления глобальной конкуренции. Россия — на пороге структурных реформ перед вызовами современного многополярного мира»; корпоративный праздник «по случаю 5-й годовщины основания компании».
Как проверить название? Покажите название кому-то из коллег и попросите произнести, на какое мероприятие он идет. Скорее всего он произнесет нечто вроде того, что будут говорить участники. «Я иду на Максидром» — звучит нормально. «Я иду на «Основные тенденции» — не очень хорошо.
(Варианты: «Фестиваль воздушных шаров компании X», «Звездная вечеринка компании Y» и пр., и пр.)
Постарайтесь придумать такое название, которое в перспективе сможет стать брендом. Самый известный среди брендов мероприятий — Олимпийские игры. Среди конференций — Всемирный экономический форум в Давосе (World Economic Forum).
Рекламные каналы
Какие пути можно использовать, чтобы проинформировать о мероприятии?
Прямое обращение (почта, курьерская доставка)
Директ-маркетинг считается одним из наиболее эффективных методов рекламы. К нему можно отнести почтовую рассылку особых пригласительных билетов, буклетов мероприятия и пр.
Как оформить ваши пригласительные? Они могут быть различны как по форме, так и по содержанию. Их делают цветными и строгими, экстравагантными и классическими — в зависимости от вида мероприятия.
Например, для официальных мероприятий существует строгий стандарт: жесткая белая картонка, герб или логотип, черный текст, фамилия приглашенного часто вписывается от руки, чтобы подчеркнуть проявленное внимание и личный характер приглашения. А у флаеров, дающих право прохода на клубные вечеринки и разнообразные party, стандарт совершенно другой: красочность, эпатаж.
Основные элементы, которые должны присутствовать в приглашении:
— обращение (личное или безличное);
— имя организатора и название приглашающей организации;
— дата, время, место проведения мероприятия;
— RSVP (аббревиатура rêpondez s"il vous plaît — «пожалуйста, ответьте» (франц.)).
Вы можете включить в пригласительный также следующие дополнительные элементы:
— цель мероприятия;
— локальное или международное событие;
— требования к стилю одежды;
— имена известных докладчиков или гостей;
— частота (например, 2-й ежегодный);
— юбилей или годовщина;
— информация об ограничении на количестве мест;
— статус приглашаемого (VIP, наблюдатель, приглашение от спонсоров).
Оформление вашего приглашения много скажет о том, на какое мероприятие вы приглашаете получателя. Если вы делаете мероприятие в первый раз, проверьте реакцию на нейтральном человеке. Постарайтесь, чтобы оформление передавало именно то, что вы хотели передать. В противном случае может получиться конфуз.
Телемаркетинг
Не только почта предлагает нам возможности напрямую контактировать с Клиентами. Сюда же можно отнести телемаркетинг и, возможно, рассылку персональных факсов (я имею в виду не рекламные факсовые рассылки, а именно персональные обращения). В зависимости от количества приглашенных и других факторов вы можете самостоятельно обзванивать потенциальных участников либо обратиться в специализированные колл-центры. Не переоцените свои силы.
Для эффективной работы на телефоне вам может потребоваться формализованный сценарий разговора. Подготовьтесь, напишите алгоритм развития беседы, типичные вопросы Клиентов.
Среди наиболее частых вопросов при организации корпоративных мероприятий следующие:
— Кто является организатором мероприятия?
— Где и когда все будет проходить?
— Каковы цели и задачи мероприятия?
— Кто участвует в мероприятии? Какие официальные лица, руководители компаний?
Кто подтвердил свое участие, а кто дал предварительное согласие?
— Каковы условия участия, стоимость регистрационного взноса?
— Какова процедура регистрации?
Скорее всего, потенциальные участники будут сомневаться в необходимости участия — подготовьте аргументы, которые могли бы их убедить и развеять эти сомнения. Заранее подготовьте ответы.
Персональные продажи
Два компонента успешных продаж:
— детальное знание продукта;
— эффективные навыки продаж.
Что делать, если ваши продавцы не имеют нужных им знаний или необходимых навыков?
— Их этому можно научить.
— Они этому должны учиться.
Начав работу по обзвону, не стесняйтесь вносить изменения в алгоритм беседы, так как могут появиться непредвиденные вопросы, повороты разговора. Тренируйте ваших работников отвечать на них.
Если все же потенциальный участник не проявил интереса или не может принять участия по объективным причинам, вы спросите его сразу о рекомендациях, к кому можно обратиться с подобным предложением.
Базы данных
Для успешного директ-маркетинга вам необходима качественная база данных. Лучше всего, если отношение к ней сразу будет предельно серьезным и работа с ней — централизованной. Сразу продумайте, как будет структурирована база, какие данные вам нужны. Если вы ошибетесь и данных будет слишком мало, вы не сможете эффективно пользоваться базой, если слишком много — вы потеряете время, ввод данных будет трудным занятием.
Как минимум у вас должны быть следующие поля:
Кроме этого в базе могут быть, например, такие поля:
— день рождения;
— мобильный телефон;
— код города;
— участие в других мероприятиях;
— количество работников в компании;
— вид бизнеса и прочее, что может понадобиться вам при подготовке к выборке.
При создании базы для рассылки вам нужно будет сегментировать вашу аудиторию и сделать выборку для рассылки приглашений. Имея нужные поля в базе, вы сможете сделать выборку, например, по должности (генеральные директора и HR-специалисты), по региону (по списку городов интересующего вас региона), по количеству работников (компании не менее ста человек в штате) и пр.
Источниками для базы данных могут стать результаты предыдущих мероприятий (вы вписываете в базу участников мероприятия), публикации в прессе (вписываете фамилии интересующих вас людей, находите контактные данные), различные справочники и пр. Вы можете купить базы данных у специализированных компаний, например у Kompass, использовать данные каталогов отраслевых выставок и пр.
Имейте в виду, что базы данных обычно очень быстро устаревают: компании переезжают, люди увольняются и пр. Стремитесь к тому, чтобы ваша база была актуальной не менее чем на 90%. Относитесь к ней как к огороду, который постоянно требует внимания, который нужно регулярно пропалывать и поливать — то есть удалять неактуальные данные, добавлять новые. И так — каждый день.
Интернет
Повсеместное распространение Интернета делает его чрезвычайно важной средой для общения с вашей аудиторией. Это особенно верно, когда речь идет о работе с деловой аудиторией. Поверьте, миллиардеры тоже, случается, выходят в Интернет.
Среди инструментов, которые вам могут потребоваться при рекламе в Интернете, можно назвать ваш сайт, баннеры мероприятия, анонсы для рассылки на специализированных сайтах, подготовленные тексты для прямых рассылок и рассылок новостей подписчикам.
Сайт мероприятия — это отличный канал связи с Клиентами: он позволяет привлекать Клиентов, предоставляет ответы на их вопросы. Также он является идеальным и недорогим тестером уровня интереса ваших потенциальных участников, важным инструментом для проведения маркетинговых исследований.
Итак, для рекламы вашего мероприятия вам потребуется сайт. Это может быть как специализированный сайт, созданный специально для проводимого мероприятия (вида www. my-company-event.ru), так и просто раздел на вашем корпоративном сайте (вида www.my-company.ru/event). В любом случае он станет рекламным каналом вашего мероприятия, так что позаботьтесь о соответствующем его оформлении.
Каким может быть сайт вашего мероприятия?
— Сайт-брошюра. Содержание такого сайта приблизительно или точно соответствует тому, что вы могли бы напечатать в буклете мероприятия; цель его — информировать о мероприятии и вашей компании. Обычно сайт состоит всего лишь из нескольких страниц. В некоторых случаях этого вполне достаточно.
— Сайт-презентация. Содержание может приблизительно соответствовать тому, что вы могли бы напечатать в буклете мероприятия, однако информация на сайте представлена полнее, есть многочисленные иллюстрации, дополнительная и детальная информация, есть элементы интерактивности. Цель подобного сайта — не только информировать, но и аргументированно убеждать, взаимодействовать с потенциальным Клиентом, облегчая для него принятие решения.
— Сайт-агент. Содержание сайта не сможет передать ни одна, даже толстая брошюра. Сайт живет собственной жизнью, вокруг него создается сообщество пользователей. Сайт информирует, убеждает, развлекает Клиентов, общается с ними, интервьюирует, взаимодействует и самостоятельно продает ваше мероприятие (и другие услуги). Цель такого сайта — комплексная. Безусловно, создание такого сайта обойдется дороже, будет требовать постоянного внимания, однако он может стать чрезвычайно ценным ресурсом в вашем бизнесе.
Установите на сайте счетчик и следите за посещаемостью. Это может дать вам информацию о том, насколько интересно его наполнение вашей аудитории.
Основные проблемы, которых следует избегать при разработке сайта мероприятия:
— сложный для запоминания домен;
— сложная или непонятная навигация;
— неполная, фрагментарная информация.
Прежде чем открывать сайт для посетителей, проверьте, как он будет выглядеть. Возможно, на других компьютерах он будет выглядеть совершенно иначе.
Самое ужасное, что я видел, — это выложенные на сайте изображения страниц полиграфического буклета без какой бы то ни было обработки. Примерно так же можно разместить файлы PDF. Размещение PDF (формат файлов для Adobe Acrobat) на самом деле иногда оправдано: вы можете скачать с сайта этот файл и переслать коллеге, распечатать… Но этот файл должен быть именно дополнением к остальному, хорошо оформленному сайту мероприятия. Также ужасно, если регистрационная форма размещена на сайте в виде скачиваемого файла Word, который потенциальный участник должен загрузить, распечатать, вручную заполнить и отправить по факсу. Это значит, что либо организатор поленился сделать этот процесс удобным для участников, либо у него нет квалифицированного персонала, поддерживающего сайт. И то и то плохо.
Постарайтесь отразить на электронной странице, посвященной мероприятию, следующее:
— краткое описание события;
— развернутое описание события:
— цели, задачи;
— участники, аудитория;
— дата, время и место;
— условия участия;
— контактные данные организаторов.
Плюс дополнительно:
— интерактивная форма связи (регистрации);
— FAQ (наиболее часто задаваемые вопросы).
— описание целей и задач конференции;
— программа конференции;
— условия участия;
— регистрация и контакты;
— описание предыдущих конференций;
— информация об организаторе;
— информация о партнерах мероприятия;
— другая дополнительная информация.
Note! Такая же структура должна быть у печатных буклетов.
Как сделать сайт более привлекательным?
Вот что можно посоветовать для того, чтобы сделать ваш сайт более привлекательным.
— Проводите интерактивные опросы. О чем — не имеет значения: людям нравится в них участвовать.
— Создайте сообщество пользователей сайта или как минимум устройте форум, где потенциальные участники смогут пообщаться друг с другом, договориться о встрече, задать вопросы докладчикам и организаторам.
— Разместите на сайте историю мероприятия (если она есть), опубликуйте фотографии и другую информацию о предыдущих мероприятиях.
— Предложите участникам что-то бесплатное: подборку новостей по теме мероприятия, аналитические статьи, статистическую информацию и т.п.
— Установите сервис напоминаний — чтобы участник, оставивший свой e-mail или телефон, получил в нужное время напоминание о предстоящем мероприятии и не забыл в нем поучаствовать.
— Делайте регулярные обновления на сайте: публикуйте новости, меняйте описания, сообщайте о развитии проекта. Во-первых, это интересно потенциальным участникам мероприятия. Во-вторых, поисковые машины в этом случае чаще возвращаются на сайт и индексируют его. Ваш сайт будет выше в результатах поиска, и к вам будут чаще заходить новые посетители.
— Сделайте автоответчики на адреса электронной почты, указанные для контакта. Понятно, что в автоответчике вы не сможете ответить сразу на отправленный вопрос, но сможете показать, что запрос принят и вы отреагируете. В текст автоответчика можно включить контактные телефоны ответственного лица и стандартную запрашиваемую информацию (дата и место мероприятия, ссылка на план проезда и т.п.).
Контекстная реклама — один из относительно новых инструментов в арсенале еvent-менеджера. Речь идет о том, что вы можете разместить рекламу вашего мероприятия на странице результатов поиска в поисковых сайтах. Преимущество такого вида рекламы в том, что ее видит именно заинтересованная аудитория, то есть только те, кто набрал в поисковой строке указанное рекламодателем слово. (Например, при поиске со словами «организация пресс-конференций» пользователь увидит предложение по услугам организации пресс-конференций и т.д.)
Мой опыт свидетельствует, что контекстная реклама весьма эффективна. Однако поскольку аудитории и мероприятия могут быть разными, не стоит переоценивать эффективность этого вида рекламы.
Баннеры и ссылки . О создании баннеров и правильном их оформлении рассказано в специализированной литературе, вас могут проконсультировать дизайнеры, так что я не буду особенно углубляться в эту тему. Отмечу только, что баннер — очень ограниченный в средствах рекламный носитель. Вам придется максимально ужать передаваемую вами информацию. Скорее всего на нем будут только название мероприятия, дата и место проведения и организатор. Возможно, и этого не будет и вы ограничитесь анонсированием животрепещущего вопроса или темы мероприятия.
Безусловно, вы сможете размещать баннеры мероприятия на сайтах ваших информационных спонсоров, Кроме этого, заплатив, вы можете разместить баннеры на профильных сайтах и в баннерных сетях. То же касается обмена ссылками с профильными сайтами и порталами. Помимо прочего обмен ссылками повышает индекс цитируемости вашего сайта.
Анонсы. В Интернете существует множество специализированных сайтов, объединяющих сообщества профессионалов в той или иной области. Часто эти сайты предоставляют услуги по рассылке анонсов своим подписчикам или по размещению анонсов на сайте. В этом случае вы столкнетесь с ограничением на размер анонса: скажем, анонс может содержать не более 150, 300, 450 символов. Перед вами встанет чрезвычайно интересная задача: как завладеть вниманием аудитории и привлечь ее на сайт, используя предельно лаконичное рекламное послание. Упаковать четырехстраничное описание мероприятия в 2-3 предложения — это сложная творческая задача. Как и везде, мастерство приходит с практикой. Для написания анонсов тоже необходим особый талант.
Мой совет : не старайтесь рассказать все. Это просто невозможно. Ваша задача — не передать максимум в этом анонсе, а только убедить зайти на свой сайт. Помните об этом. Выделите наиболее важный элемент мероприятия или подчеркните его уникальность, назовите одну или две причины, почему читатель должен уделить вам внимание. Остальное — задача вашего сайта или телефонного оператора.
Прямая рассылка — это один из наиболее тонких моментов при рекламе в Интернете. Из-за проблемы спама делать прямые рассылки стало чрезвычайно тяжело. Вас могут обвинить во всех смертных грехах, отключить сайт и т.п. Поэтому пользуйтесь этим инструментом чрезвычайно осторожно. Скажем, вы можете воспользоваться специализированными службами, например Subscribe.Ru, которые имеют согласие нужной вам аудитории на получение рекламных рассылок.
Кроме этого, вы можете самостоятельно написать письма компаниям или людям, потенциально заинтересованным в вашем мероприятии. Для того чтобы ваше письмо не было воспринято как спам, обязательно представьтесь, укажите контактные данные, включите в текст письма обращение к конкретному человеку или компании, объясните причину, почему вы к ним обращаетесь. Возможно, не нужно сразу предлагать ваши услуги или мероприятие — пришлите максимально краткую информацию о теме своего мероприятия и поинтересуйтесь, может ли это заинтересовать получателя. Только получив положительный ответ, отправляйте детальное описание вашего мероприятия.
Все эти меры предосторожности небезосновательны, поскольку могут повлиять на вашу репутацию и восприятие проводимого мероприятия.
И тем не менее, несмотря на все сложности, связанные с прямой рассылкой, обращение при помощи электронной почты весьма эффективно. Очень многие люди предпочитают общаться именно таким образом. Кроме этого, электронная почта заметно быстрее обычной.
Что является спамом?
Спамом считается безличное незапрошенное обращение по электронной почте, носящее коммерческий характер. Проще говоря, предложение что-то купить, отправленное всем-всем. Если вы уже состояли в переписке с вашим адресатом или указали, кому именно направлено ваше письмо, и поставили подпись с контактными данными — это письмо не будет считаться спамом. В любом случае у вашего адресата должна быть возможность отказаться от получения в дальнейшем писем от вас. Обязательно учтите это и не будьте навязчивы. Также ваш провайдер будет считать спамом отправку более 200 писем в час либо более 2000 в день. Это примерные цифры, и они могут отличаться у разных провайдеров.
Прочие услуги, предоставляемые Интернетом . В Интернете существуют службы рассылки пресс-релизов или новостей компаний по какой-либо определенной тематике. Подготовьте свое описание мероприятия (не более чем на страницу) и воспользуйтесь возможностями, которые дает вам эта служба.
Кроме этого в Интернете есть довольно много ресурсов, посвященных формированию различных календарей событий: есть каталоги семинаров, каталоги пресс-конференций. У них довольно разный интерфейс добавления информации о мероприятии и очень разная эффективность. Посмотрите, насколько посещаем тот или иной каталог. Возможно, он посещаем даже меньше, чем ваш собственный сайт, — в этом случае не стоит очень надеяться на него. Помните: чем больше информации в Сети о вашем мероприятии, тем выше вероятность того, что потенциальный участник на нее наткнется.
Реклама в СМИ
Реклама в газетах и журналах, на телевидении и радио традиционно является рекламным инструментом. В своей практике я не очень часто использую эти рекламные каналы, поэтому не буду развернуто рассказывать, как именно создавать рекламные ролики или готовить газетные объявления, — для этого существует специализированная литература, специалисты, рекомендую обратиться к ним; советую также прочитать книгу «Огилви о рекламе» Дэвида Огилви.
— соответствие целевой аудитории;
— цена-качество;
— творческое начало;
— связь с мероприятием;
— предполагаемая финансовая отдача;
— реализация других целей организатора.
Имейте в виду, что не обязательно изображать своих реальных Клиентов. В рекламе люди предпочитают видеть себя такими, какими они хотят быть, а не какими являются на самом деле.
Также особое внимание нужно уделить PR-инструментам: рассылке пресс-релизов, проведению пресс-конференций, предложениям взять интервью у наиболее интересных участников предстоящего мероприятия и другим видам активностей, которые ставят своей целью стимулирование появления статей в журналах и газетах. Журналисты — чрезвычайно важная часть аудитории, так как они являются передаточным звеном, каналом для связи со вторичной аудиторией вашего мероприятия (см. главу «Работа с прессой»).
Если ваше мероприятие, например выставка или фестиваль, предполагает массовое участие, большое количество посетителей, вы можете использовать рекламные каналы, ориентированные на широкую аудиторию: рекламу на радио и ТВ, распространение большого количества флаеров, рекламных листовок, рекламу на транспорте и уличных растяжках, уличную рекламу на тумбах и плакатах.
Особые акции
Организация мероприятий — хороший инструмент продаж (а для некоторых видов бизнеса едва ли не главный). Вы можете также организовать мероприятие для рекламы вашего мероприятия. Это не забавный парадокс, а действенный инструмент.
В Сиднее был организован фейерверк (городское мероприятие) по случаю выбора Сиднея в качестве места проведения Олимпийских игр.
Вы можете провести пресс-конференцию (это тоже мероприятие), чтобы через прессу заявить о готовящемся вами масштабном событии.
Вы можете организовать встречу экспертного комитета (мероприятие) и представить ему идею вашего предстоящего события. С одной стороны, вы узнаете мнение потенциальной аудитории о вашей идее. С другой — участники встречи уже будут вовлечены в подготовку события, будут воспринимать себя как часть его и окажут вам содействие.
Целевая аудитория
Опять-таки определите, кто для данного мероприятия представляет вашу целевую аудиторию. В зависимости от состава потенциальных участников выбирайте тот или иной рекламный канал.
— Потребители, Клиенты. Лучшие инструменты — практически все из перечисленных выше.
— Партнеры, поставщики. Лучшие инструменты — личные приглашения, личные письма, личные факсы, звонки с напоминанием. В некоторых случаях — реклама в СМИ.
— Работники. Лучшие инструменты — письма по электронной почте, собрания, корпоративная газета, стенгазета или объявление, личное приглашение.
— Смешанные аудитории. Комбинация различных рекламных каналов.
Процедуры взаимодействия с клиентами
В ходе подготовки и реализации мероприятия у вас возникнут определенные стандартные ситуации во взаимодействии с Клиентами. Отработайте такие типичные процедуры. Это технологический момент, и здесь вы должны работать как хорошо отлаженный конвейер, по четкому алгоритму.
— регистрацию, подтверждение участия . Детально продумайте, как ваш Клиент может сообщить о своем решении участвовать в вашем мероприятии (почта, телефон, факс, сайт, лично) и при помощи чего (анкета, звонок, купив билет и пр.);
— действия после регистрации . Сообщите о ваших действиях Клиенту. Должны ли вы выслать подтверждение Клиенту? Должны ли (когда и как) напомнить о мероприятии? Отработайте и внутренние действия: составление списков участников, ведение базы данных. В зависимости от поступающих данных о количестве и составе участников корректируйте свои планы и действия;
— напоминания. В некоторых случаях необходимо напомнить Клиенту о мероприятии. О мероприятии вполне могут забыть или иначе расставить приоритеты, отменив участие. В этом случае напоминание сослужит вам добрую службу. Вы либо вернете почти потерянного Клиента, либо узнаете о его отсутствии и сможете внести коррективы в свои планы. В этой процедуре с вашей стороны необходима точность, последовательность и аккуратность. Всегда перезванивайте в то время, когда обещали. Однако не будьте навязчивы;
— отказ или замену . Поскольку мы имеем дело с услугой, наши Клиенты могут передумать участвовать в мероприятии. Отработайте процедуру отмены участия или замены участника. В случае замены участника своевременно вносите изменения в базу данных. В случае отмены участия возвращайте деньги, если соблюдены оговоренные при регистрации условия. Это тоже важный момент: отказ вернуть деньги на ранней стадии может навредить вашим отношениям, и Клиент не захочет в дальнейшем с вами работать. С другой стороны, наступает момент, когда вы уже произвели необходимые затраты и, узнав об отказе от участия, не можете ничего изменить. Пусть ваши Клиенты будут информированы об этом, пусть понимают вашу позицию;
Отказ от участия, полученный позднее чем за неделю до мероприятия, не предусматривает возврата денег. Замена участника может быть произведена в любое время. Пожалуйста, проинформируйте нас об этих изменениях письменно.
Текст из буклета Eventum
— особые процедуры . Продумайте, какие у вас могут быть особые ситуации и особые отношения с Клиентом. Скажем, специальные условия участия для определенной их категории (например, для постоянных Клиентов или, наоборот, участвующих в первый раз).
«Если вы желаете направить на мероприятие группу сотрудников, мы будем рады обсудить специальные условия и предоставить вам скидку. Если вы предпочитаете добраться в пансионат самостоятельно, пожалуйста, проинформируйте нас об этом и сообщите номер вашего автомобиля».
Пути повышения популярности мероприятия
Иногда простые идеи — самые правильные.
Простая идея М. ДжонджуаПомимо представления общей идеи мероприятия используйте дополнительные средства для повышения его популярности. Я хотел бы предложить следующее.
— Идентифицируйте ключевые элементы мероприятия, нуждающиеся в акцентировании. Старайтесь выгодно подчеркивать именно их. Например, участие в вашем мероприятии уникального специалиста или яркой личности. Или презентация результатов новейших исследований. Или особый статус и привилегии гостей и пр. Интерес к яркой детали повысит интерес ко всему мероприятию в целом, станет локомотивом вашей рекламной активности.
— Найдите промоушн-партнеров для улучшения эффекта и разделения расходов. Данный вид кооперации называют кросс-промоушн. Подумайте, кого можно включить в альянс организаторов (соорганизаторов) мероприятия. Скорее всего это компании из других отраслей, ваши смежники, которые также заинтересованы в вашей аудитории и в успехе проводимого мероприятия. Их самостоятельная активность или участие в проекте может подстегнуть интерес участников. Кроме того, в некоторых случаях кросс-промоушн позволяет разделить часть затрат. Такими партнерами могут быть профильные СМИ, производители товаров и услуг, связанных с вашей деятельностью, даже некоторые из ваших Клиентов. Однако следите, чтобы мероприятие не «сменило хозяина»: оно по-прежнему должно восприниматься как ваше.
— Пригласите к участию знаменитостей. Мне кажется, что многие втайне не верят в существование известных людей. Поэтому для участников их приглашение — шанс увидеть «легенду», пообщаться с ней. Таким образом они смогут удовлетворить и личные мотивы.
Кроме того, участие знаменитости заметно увеличивает престиж и статус мероприятия и является гарантией его класса, что тоже воспринимается положительно. Однако известное лицо может затмить все остальное. Ваше мероприятие могут воспринимать как мероприятие, в котором участвовала некая звезда, и его основная первоначальная ценность потеряется. Задумайтесь, в чем ваша цель. Прорекламировать лишний раз знаменитость? Постарайтесь добиться, чтобы приглашенный органично вписался в общую тему мероприятия, дополнил и украсил его.
С другой стороны, знаменитости — обычно яркие, неординарные личности, с которыми всем будет приятно пообщаться. Стоит отметить, что, если ваше мероприятие открытое, а приглашенный — звезда, вы можете рассчитывать также на более пристальное внимание прессы.
— Организуйте лотереи и соревнования с призами, устройте розыгрыши. Азарт — великое чувство, и азартных людей не так уж мало. Не все ходят в казино, но многим захочется поучаствовать в ваших лотереях. Я лично очень азартен и всегда участвую в таких лотереях.
Для деловых мероприятий можно устроить розыгрыш с помощью визитных карточек. Соберите визитки участников в специальную вазу и разыграйте призы. Те, кто не выиграет, не будут особо переживать, так как не потратились. Те, кто выиграет, будут потом рассказывать о своем выигрыше коллегам и друзьям, повышая популярность вашего мероприятия. Конечно, для этого приз должен быть не символическим. Опять-таки используйте кросс-промоушн: ценный приз может предоставить ваш партнер. Наоборот, мелкие незначительные призы со временем вызовут досаду, так как люди поймут, что фактически ничего не выиграли. Если выигрыш — деловой сувенир с символикой вашей компании, позаботьтесь, чтобы он был ценным для обладателя. Не всегда хорошо использовать в качестве приза скидку на услуги вашей компании: будет понятно, что это просто метод продаж, а это — обманутые ожидания. Учтите это.
— Организуйте демонстрации, презентации. Это всегда элемент шоу, привлекающий внимание и добавляющий разнообразия в ваше мероприятие, что, в свою очередь, повышает общую оценку удовлетворенности участников.
Public Relations — PR
PR — более мягкая форма рекламы. Реклама — это то, что говорите вы о своем мероприятии. PR — это, наоборот, то, что о вас говорят другие. Обычно редакционная статья приносит в 3-7 раз больше дохода, чем традиционная реклама. При этом затраты, связанные с публикацией такой статьи, обычно значительно ниже. (Под затратами я понимаю приложенные усилия и работу по подготовке или услуги профессиональных PR-агентств.) Если вы заинтересованы в известности, уделите особое внимание прессе.
В последнее время под PR часто подразумевают только отношения с прессой, какие-то акции, более близкие к промоушн. Но Public Relations — это именно отношения с общественностью, отношения с потенциальными и реальными участниками ваших мероприятий. Нужно вернуться к этому чистому истоку, изначальному смыслу. Стройте отношения. Производите регулярные рассылки среди бывших участников ваших мероприятий, шлите им подарки и открытки к праздникам, публикуйте новости на корпоративном сайте или в Интернете, используйте все доступные средства коммуникаций.
Старайтесь привлечь внимание аудитории и другими способами (для этого нужно знать вашу аудиторию и ее интересы). Вспомните о мотивах участников и старайтесь воздействовать прямо на них.
Тематические материалы:Обновлено: 21.05.2024103583Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter